১. |
ই-জিপি সিস্টেম কি? |
|
একটি জাতীয় পোর্টাল হিসেবে ই-জিপি সিস্টেম তৈরী করা হয়েছে, যেখান থেকে এবং যার মাধ্যমে ক্রয়কারী সংস্থা এবং ক্রয়কারী প্রতিষ্ঠানসমূহ নিরাপদ ওয়েব ড্যাসবোর্ড ব্যবহার করে যাবতীয় ক্রয়কার্য্ সম্পাদন করতে পারবে। যেমনঃ বার্ষিক ক্রয় পরিকল্পনা প্রণয়ন করা, দরপত্র আহবান করা, প্রস্তাবের জন্য অনুরোধ জ্ঞাপন, কোটেশনের জন্য অনুরোধ জ্ঞাপন, দরপত্র/আবেদন/প্রস্তাব তৈরী, জমা, উম্মুক্তকরণ, মূল্যায়ন, চুক্তি সম্পাদন বিজ্ঞপ্তি প্রকাশ, চুক্তি ব্যবস্থপনা, আর্থিক লেনদেন, ইনফরমেশন সিস্টেমের প্রধান প্রধান নির্দেশিকার (Key indicators) মাধ্যমে সম্পাদিত কার্যাবলী পরিবীক্ষণ, মূল্যায়ন এবং সংশোধন।
|
২. |
ড্যাসবোর্ড কি? |
|
ড্যাসবোর্ড হচ্ছে ই-জিপি সিস্টেমের প্রত্যেক ব্যবহারকারীর জন্য পারম্পরিক সম্পর্কযুক্ত ইন্টারফেজ যা তথ্য বিন্যাস করে এবং তা ব্যবহারকারীর নিকট তুলে ধরে। ড্যাসবোর্ড বিভিন্ন কর্তৃপক্ষ, তাদের কার্য পরিধি, ই-জিপি সিস্টেমের কার্যাবলীর সাথে এমনভাবে সংযোগ স্থাপনে সহায়তা করে যাতে সহজে প্রবেশ করা যায়, কার্যাবলীর অবস্থান জানা যায় এবং লেনদেন সম্পন্ন করা যায়। ড্যাসবোর্ডই ই-জিপি সিস্টেমের বিভিন্ন কাজকে বিশেষভাবে প্রদর্শন করে বোধগম্য, অনুকরণ এবং পরিচালনার কাজ সহজ করে তোলে।
|
৩. |
ই-জিপি সিস্টেমের অংশীদার বা অংশগ্রহণকারী কারা? |
|
প্রাথমিকভাবে ই-জিপি সিস্টেমের ড্যাসবোর্ডের মাধ্যমে নিরাপদে প্রয়োজনীয় কার্য সম্পাদন করবেন নিম্নোক্ত অংশীদার/অংশগ্রহণকারীগণঃ
-
দরদাতা/ঠিকাদার/আবেদনকারী/পরামর্শক;
-
ক্রয়কারী সংস্থা/ক্রয়কারী প্রতিষ্ঠান;
-
আর্থিক সেবা প্রদানকারী (তফসিলি ব্যাংক এবং অন্যান্য আর্থিক সেবা প্রদানকারী);
-
উন্নয়ন সহযোগী;
-
ই-জিপি সিস্টেম এড্মিন্িস্ট্রেটর (সিপিটিইউ এবং ক্রয়কারী প্রশাসন) এবং নিরীক্ষক;
-
পরিচালন ও রক্ষণাবেক্ষণ সহযোগী;
-
বিভিন্ন কমিটি (উন্মুক্তকরণ/মূল্যায়ন কমিটি ইত্যাদি);
-
অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ;
-
সরকারী ক্রয় সম্পর্কিত তথ্যের জন্য জনসাধারণ;
-
আপডেট, ঘোষণা সংবাদ, ইত্যাদির জন্য গণমাধ্যমসমূহ;
|
|
৪. |
কিভাবে ই-টেন্ডারিং এ অংশগ্রহণ করা যাবে? |
|
নিবন্ধন প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ করার মাধ্যমে ই-জিপি সিস্টেমে প্রকাশিত ই-দরপত্রে অংশগ্রহণ করা যাবে। দরপত্রদাতা/পরামর্শক প্রতিষ্ঠান/ব্যক্তি পরামর্শক/সরকারী মালিকানাধীন এন্টারপ্রাইজসমূহ নিবন্ধন প্রক্রিয়া সফলভাবে সম্পূর্ণ করার পরই একজন দরদাতা হিসেবে ই-জিপি সিস্টেমের ড্যাসবোর্ডে প্রবেশ করতে পারবেন এবং ই-জিপি সিস্টেম ব্যবহার করে ই-দরপত্রে অংশগ্রহণ করবেন। ক্রয়কারী (পিই) কর্তৃক 'দরপত্র ফি' মনোনীত সদস্য ব্যাংকসমূহের মাধ্যমে পরিশোধ করতে হবে।
|
৫. |
ই-জিপি'তে নিবন্ধনের জন্য কোন্ কোন্ ডকুমেন্ট প্রয়োজন? |
|
ই-জিপি সিস্টেমের মুল পাতা থেকে নিবন্ধন প্রক্রিয়া শুরু হবে। নিবন্ধনের জন্য দরপত্রদাতা/পরামর্শক কর্তৃক প্রদত্ত তথ্যাবলী এবং ডকুমেন্ট সিপিটিইউ থেকে প্রাথমিক যাচাইয়ের পর নিবন্ধন প্রক্রিয়া সম্পন্ন হবে। ই-জিপি সিস্টেমের সম্ভাব্য ব্যবহারকারীগণকে ব্যাংক থেকে প্রাপ্ত পেমেণ্ট স্লিপসহ সকল প্রয়োজনীয় দলিলাদি স্কেন করে আপলোড করতে হবে। এছাড়া, ব্যবহারকারীগণকে ই-জিপি সিস্টেম ব্যবহারের সকল শর্তাবলী মেনে নিতে হবে ও ই-জিপি সিস্টেমের গোপনীয়তা ও ডিস্ক্লেইমার নীতি সম্পর্কে অবগত থাকতে হবে। আবশ্যিক কাগজপত্র, যা ই-জিপি সিস্টেমে আপলোড করতে হবে, তা হলোঃ
ক (১)। দেশীয় দরপত্রদাতা/পরামর্শক প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রেঃ
স্ক্যান/পিডিএফ কপিঃ
-
কোম্পানি ইনকর্পোরেশন সনদ (কোম্পানির ক্ষেত্রে) অথবা কোম্পানি নিবন্ধনের কাগজপত্র;
-
ট্রেড লাইসেন্স;
-
বৈধ কর দাতা সনাক্তকরণ নম্বরের (TIN) সনদ;
-
মূল্য সংযোজন কর সংক্রান্ত (VAT) সনদ;
-
ফার্ম/কোম্পানি এড্মিন্-এর জন্য কোম্পানি/ফার্মের মালিক থেকে অনুমতি পত্র (অথরাইজড লেটার);
-
অথরাইজ্ড্ এড্মিন্-এর জাতীয় পরিচয়পত্র অথবা পাসপোর্ট (পাসপোর্টের প্রথম ২ পৃষ্ঠা);
-
ই-জিপি নিবন্ধন ফি জমার রশিদ;
-
অথরাইজড এড্মিন্-এর এক (১) কপি পাসপোর্ট সাইজ ছবি।
ক (২)। আন্ততর্জাতিক দরপত্রদাতা/পরামর্শক প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রেঃ
স্ক্যান/পিডিএফ কপিঃ
-
কোম্পানি ইনকর্পোরেশন সনদ (কোম্পানির ক্ষেত্রে) অথবা কোম্পানি নিবন্ধনের কাগজপত্র;
-
ট্রেড লাইসেন্স (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে);
-
বৈধ করদাতা সনাক্তকরণ সংক্রান্ত (TIN) সনদ (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে);
-
মুল্য সংযোজন কর সংক্রান্ত (VAT) অথবা Goods and Service Tax (GST) নিবন্ধন সনদ;
-
ফার্ম/কোম্পানি এড্মিন্-এর জন্য ফার্ম/কোম্পানির মালিকের নিকট থেকে অনুমতি পত্র (অথরাইজড লেটার);
-
অথরাইজ্ড্ এড্মিন্-এর জাতীয় পরিচয়পত্র অথবা পাসপোর্ট (পাসপোর্টের প্রথম ২ পৃষ্ঠা);
-
ই-জিপি নিবন্ধন ফি জমার রশিদ;
-
অথরাইজ্ড্ এড্মিন্-এর এক (১) কপি পাসপোর্ট সাইজ ছবি।
খ । সরকারী মালিকানাধীন (জাতীয়) এন্টারপ্রাইজের ক্ষেত্রেঃ
স্ক্যান/পিডিএফ কপিঃ
-
সংবিধিবদ্ধ সংস্থা হিসেবে প্রমাণের জন্য সরকারী আদেশ;
-
অর্থ বিভাগ কর্তৃক প্রদত্ত আর্থিক স্বায়ত্ত্বশাসন সম্পর্কিত সনদ;
-
অথরাইজ্ড্ এড্মিন্-এর জাতীয় পরিচয়পত্র অথবা পাসপোর্ট (পাসপোর্টের প্রথম ২ পৃষ্ঠা);
-
অথরাইজ্ড্ এড্মিন্-এর এক (১) কপি পাসপোর্ট সাইজ ছবি;
-
অথরাইজ্ড্ এড্মিন্-এর জন্য অনুমতি পত্র (Letter of Authorization);
-
ই-জিপি নিবন্ধন ফি জমার রশিদ।
গ(১)। ব্যক্তিভিত্তিক পরামর্শক (জাতীয়):
স্ক্যান/পিডিএফ কপিঃ
-
জাতীয় পরিচয়পত্রের কপি অথবা পাসপোর্ট (পাসপোর্টের প্রথম ২ পৃষ্ঠা);
-
ই-জিপি নিবন্ধন ফি জমার রশিদ;
-
এক (১) কপি পাসপোর্ট সাইজ ছবি।
গ(২)। ব্যক্তিভিত্তিক পরামর্শক (আন্তর্জাতিক):
স্ক্যান/পিডিএফ কপিঃ
-
জাতীয় পরিচয়পত্র অথবা পাসপোর্ট (পাসপোর্টের প্রথম ২ পৃষ্ঠা);
-
ই-জিপি নিবন্ধন ফি জমার রশিদ;
-
এক (১) কপি পাসপোর্ট সাইজ ছবি।
ঘ। গণমাধ্যম (জাতীয়)
স্ক্যান/পিডিএফ কপিঃ
-
গণমাধ্যম কোম্পানি/সংস্থা কর্তৃক প্রদত্ত পরিচয়পত্র;
-
জাতীয় পরিচয়পত্রের কপি অথবা পাসপোর্ট (পাসপোর্টের প্রথম ২ পৃষ্ঠা);
-
এক (১) কপি পাসপোর্ট সাইজ ছবি।
ঙ। গণমাধ্যম (আন্তর্জাতিক):
স্ক্যান/পিডিএফ কপিঃ
-
গণমাধ্যম কোম্পানি/সংস্থা কর্তৃক প্রদত্ত পরিচয়পত্র;
-
জাতীয় পরিচয়পত্রের কপি অথবা পাসপোর্ট (পাসপোর্টের প্রথম ২ পৃষ্ঠা);
-
এক (১) কপি পাসপোর্ট সাইজ ছবি।
|
|
৬. |
নিবন্ধনের জন্য কি কোন ফি দিতে হয়? |
|
সরকারের সিদ্ধান্ত অনুযায়ী, সিপিটিইউ/আইএমই বিভাগ ব্যবহারকারীর নিবন্ধন ফিসহ যে কোন ধরণের ফি আরোপ বা মওকুফ করতে পারবে। বর্তমানে দেশীয় দরপত্রদাতা/পরামর্শকদের জন্য নিবন্ধন ফি হিসেবে বার্ষিক ৫,০০০/- টাকা এবং নিবন্ধন নবায়নের জন্য ২,০০০/- টাকা ফি ধার্য করা হয়েছে। অন্যদিকে, আন্তর্জাতিক ব্যবহারকারীদের নিবন্ধনের জন্য ২০০ মার্কিন ডলার এবং বার্ষিক নবায়ন ফি হিসেবে ১০০ মার্কিন ডলার ধার্য করা হয়েছে। ই-জিপি সিস্টেমে লেনদেন, নির্দিষ্ট সময়ান্তে নবায়ন, অতিরিক্ত ধারণ ক্ষমতা সৃষ্টি, ই-জিপি সিস্টেমের নির্দিষ্ট ফিচার/মডিউল ব্যবহার, চালু রাখা, সংশোধন কিংবা পরিচালনার জন্য সিপিটিইউ/আইএমই বিভাগ অতিরিক্ত ফি ধার্য্য করতে পারবে। পরিকল্পনা মন্ত্রত্রণালয়ের অধীনস্থ সিপিটিইউ/আইএমইডি, ই-জিপি সিস্টেম ব্যবহার এবং ভবিষ্যতে তা সচল এবং কর্মক্ষম রাখার জন্য উপযুক্ত ফি ধার্য্য বা মওকুফ করতে পারবে।
|
৭. |
ই-জিপি সিস্টেমে আর্থিক লেনদেন কিভাবে সম্পাদিত হবে? |
|
বাংলাদেশ ব্যাংক কর্তৃক নির্ধারিত তফসিলি ব্যাংক সমূহ/আর্থিক প্রতিষ্ঠান ইজিপি সিস্টেমের ফি গ্রহণের জন্য অনুমতি পাবে এবং ই-জিপি সিস্টেমে আর্থিক লেনদেন সম্পূর্ণ করতে পারবে। তফসিলি ব্যাংকসমূহ এবং অন্যান্য আর্থিক সেবাদানকারী প্রতিষ্ঠান তাদের নিজস্ব সার্বক্ষণিক ও নিরাপদ ড্যাসবোর্ডের মাধ্যমে ই-জিপি সিস্টেমে নিরাপদ প্রবেশাধিকার পাবে এবং লেনদেন সম্পন্ন করতে পারবে।
|
৮. |
ই-জিপি সিস্টেমের মাধ্যমে প্রেরিত দরপত্র কি নিরাপদ? |
|
ই-জিপি সিস্টেমের মাধ্যমে দরদাতাদের প্রেরিত দরপত্র ই-জিপি ডাটাবেইজে ইনক্রিপটেড ফরমেটে (নিরাপত্তা মোড়কে আবৃত অবস্থায়) থাকবে। দরপত্র জমাদানের শেষ সময় অতিক্রান্ত হওয়ার পরই কেবল দরপত্র উন্মুক্তকরণ কমিটি ডাটাবেইজে নিরাপদে রক্ষিত অবস্থায় থাকা এসব দরপত্রে প্রবেশ করতে পারবে এবং দরপত্র দাতাদের সম্পর্কে জানতে পারবে। দরপত্র উন্মুক্তকরণের জন্য নির্ধারিত সময়ের পূর্বে দরপত্র উন্মুক্তকরণ কমিটির সদস্য/ক্রয়কারী সংস্থা/ই-জিপি প্রশাসক বা দরদাতা নিজে বা অন্যান্য ব্যবহারকারী/অংশগ্রহণকারীগণ দরদাতার পরিচয় বা জমাকৃত দরপত্রের ভিতরে কি আছে তা কোন ভাবেই তা জানতে পারবেন না।
|
৯. |
ই-জিপি সিস্টেমে নিবন্ধন নবায়ন ফি কিভাবে জমা দেয়া যাবে? |
|
নগদ/পে-অর্ডার/একাউন্ট থেকে একাউন্টের মাধ্যমে কিংবা, দরদাতা ব্যাংকে গিয়ে ফি প্রদান করতে পারবেন। ব্যাংকের সঙ্গে লেনদেনের পর ব্যাংক ই-জিপি সিস্টেমে তা হালনাগাদ করবেন। সরকার কর্তৃক প্রথম নিবন্ধনের জন্য ৫০০০/- টাকা ও নবায়নের জন্য ২০০০/- টাকা ফি ধার্য্য করা হয়েছে। ব্যাংকসমূহ তাদের নিয়মানুযায়ী দরপত্র দাতাদের কাছ থেকে সার্ভিস ফি গ্রহণ করতে পারবে।
|
১০. |
কিভাবে দরপত্র জামানত ও কার্য সম্পাদন জামানত প্রদান করতে হবে? |
|
ইজিপি পেমেন্ট নেটওয়ার্কের ব্যাংকের মাধ্যমে নগদ/ডিমান্ড ড্রাফট/পে-অর্ডার/ব্যাংক এডভাইস বা ব্যাংক গ্যারান্টির মাধ্যমে দরদাতার দরপত্র জামানত এবং কার্য্য সম্পাদন তৈরী করবে। পরবর্তীতে ব্যাংক ই-জিপি সিস্টেমে আর্থিক লেনদেন হালনাগাদ করবে।
|
১১. |
দরপত্র দলিল ক্রয়ের জন্য ফি প্রদানের পদ্ধতি কি? |
|
ক্রয়কারী কর্তৃক ই-জিপি সিস্টেমে আপলোডকৃত দরপত্র দলিল (টেন্ডার ডকুমেন্ট) ডাউনলোড করতে পারবেন। তবে ডাউনলোড করার পূর্বে দরদাতাকে অবশ্যই ক্রয়কারী সংস্থা কর্তৃক (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে) ধার্য্যকৃত ফি ই-জিপি সদস্য ব্যাংক সমূহের মাধ্যমে প্রদান করতে হবে। দরদাতার প্রদানকৃত ফি, ব্যাংক কর্তৃক ই-জিপি সিস্টেমে হালনাগাদ করার পরই কেবল দরপত্রদাতা কর্তৃক দরপত্র দলিল ডাউনলোড করার জন্য সংশ্লিষ্ট লিংক সক্রিয় হবে। অর্থাৎ দরপত্র দলিল ডাউনলোড করা যাবে।
|
১২. |
ই-স্বাক্ষর কিভাবে তৈরী এবং দরপত্র দলিলে ব্যবহার করা হয়? |
|
সাধারণ ওয়েব ভিজিটর ব্যতীত সকল প্রকার ব্যবহারকারী তাদের নিজ নিজ ই-মেইল আইডি ব্যবহারকারীর নাম হিসেবে ব্যবহার করবেন এবং গোপনীয় পাসওয়ার্ড দিবেন। এই পাসওয়ার্ড অপরিবর্তনীয় হ্যাস ভ্যালুতে (গানিতিক ফরমূলা ব্যবহার করে অক্ষর ও নম্বরের সমন্বয় গঠিত) রূপান্তর হবে। ই-জিপি ডাটাবেইজ পাসওয়ার্ড সংরক্ষণ করে না। যেহেতু হ্যাস ভ্যালু অপরিবর্তনশীল, সেহেতু হ্যাস ভ্যালু থেকে পাসওয়ার্ড তৈরী করা যাবে না। ই-জিপি সিস্টেমে দরপত্র আপলোড বা ডাউনলোড করার ক্ষেত্রে প্রত্যেক ডকুমেন্ট হ্যাস ভ্যালু দ্বারা ইনক্রিপটেড থাকবে অর্থাৎ স্বাক্ষরিত হয়ে যাবে, যা ব্যবহারকারীর স্বাক্ষর হিসেবেই গণ্য হবে।
|
১৩. |
ই-জিপি সিস্টেমে প্রাক-দরপত্র সভা কিভাবে পরিচালিত হবে? |
|
দরপত্রদাতা দরপত্র সম্পর্কিত যে কোন প্রশ্নের উত্তর/ব্যাখ্যা প্রাক্-দরপত্র সভার আগে বা সভাকালীন ই-জিপি সিস্টেমের ড্যাসবোর্ডের অনলাইন চ্যানেলের মাধ্যমে পাঠাতে পারবেন। ফ্যাক্স/পোস্ট/ই-মেইল বা ব্যক্তিগত যোগাযোগের মাধ্যমে কোন প্রশ্ন বা প্রশ্নের উত্তর গ্রহণ করা হবে না। প্রাক্-দরপত্র সভা অনলাইনে পরিচালিত হবে এবং দরদাতাদের প্রশ্নের ব্যাখ্যা/উত্তর ই-মেইলের মাধ্যমে জানানো হবে। যারা সংশ্লিষ্ট দরপত্র দলিল ক্রয় করেছেন, তারাই কেবল ড্যাসবোর্ডের বক্সের মধ্যে উত্তর পাবেন। যে সকল দরদাতা ইলেকট্রনিক দরপত্র মিটিং-এ অংশগ্রহণ করবেন, তাদের নাম ই-জিপি সিস্টেম বা ক্রয়কারী কর্তৃক অন্য কারো সাথে প্রকাশ করা হবে না।
|
১৪. |
দরপত্রদাতাদের জমাকৃত ই-দরপত্র দরপত্র উন্মুক্তকরণ কমিটি কর্তৃক কিভাবে অন-লাইনে উন্মুক্ত করা হবে? |
|
দরপত্র জমা দেয়ার শেষ মুহূর্ত পার হওয়ার পরেই কেবল কোন দরপত্র উন্মুক্তকরণ কমিটি সদস্য ই-জিপি সিস্টেমে লগ-ইন করতে পারবেন। উন্মুক্তকরণের পর ই-জিপি সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদিত টেবুলার ফর্মেটে 'উন্মুক্তকরণ সিট' তৈরী করে দিবে, যেখানে দরপত্র দাতাদের নাম, বিস্তারিত যোগাযোগ ঠিকানা, উদ্ধৃত মূল্য, মুদ্রার নাম, দরপত্র জমা দেয়ার পর উঠিয়ে নেয়া, কিংবা পরিবর্তন বা সংশোধন সংক্রান্ত তথ্য সন্নিবেশিত থাকবে। অংশগ্রহণকারী দরদাতা, দরপত্র উন্মুক্তকরণের সময় ব্যক্তিগতভাবে বা অন-লাইনে উপস্থিত থাকতে পারবেন। যদি দরপত্র 'উন্মুক্তকরণ সিট' অংশগ্রহণকারী দরদাতাদের কাছে প্রেরণ করতে হয়, তবে দরপত্র উন্মুক্তকরণ কমিটি তাদের পর্যবেক্ষণসহ 'উন্মুক্তকরণ সিট' পাঠাতে পারবে। দরপত্র উন্মুক্তকরণের সময় যদি কোন দরদাতা ই-জিপি সিস্টেমে লগ-ইন করেন, তাহলে দরদাতার লগ-ইন তথ্যই দরপত্র উন্মুক্ত কমিটি সভায় তার উপস্থিতি হিসেবে গণ্য হবে।
|
১৫. |
ই-জিপি সিস্টেমে অন-লাইনে জমাকৃত দরপত্র কিভাবে মূল্যায়ন করা হবে? |
|
ক্রয়কারী কর্তৃক নির্দিষ্ট করে দেয়া সময়েই কেবল মূল্যায়ন কমিটির সদস্যগণ ই-জিপি সিস্টেম ও দরপত্রে প্রবেশ করতে পারবেন। ই-জিপি সিস্টেম দরদাতাদের উদ্ধৃত মূল্য ও মূল্যায়নের জন্য নির্ধারিত নির্ণায়কের উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তুলনামূলক ছক তৈরী করে দিবে। মূল্যায়ন কমিটি সকল তথ্য, তুলনামূলক ছকসহ তাদের মতামত ও সুপারিশ অন্তর্ভুক্ত করে মূল্যায়ন প্রতিবেদন তৈরী করবে এবং অন-লাইনে যথাযথ কর্তৃপক্ষের নিকট মূল্যায়ন প্রতিবেদন অনুমোদনের জন্য প্রেরণ করবে।
|